De eerste cruciale stap bij het beoordelen van legaliteitsrisico's in een toeleveringsketen van hout is het identificeren van de oorsprong van het geproduceerde materiaal en het vast te stellen welke leveranciers betrokken zijn bij de bewerking ervan. Het in kaart brengen van uw toeleveringsketen kan een handige manier zijn om dit proces te starten.
Met een kaart van de toeleveringsketen kunt u:
- Een overzicht krijgen van de herkomst van elk houten onderdeel en de route naar u toe.
- Alle relevante actoren identificeren bij elke stap in uw toeleveringsketen. Dit moet het land van herkomst, de subnationale regio of het bos van oogst omvatten.
- Uw begrip vergroten van de risico's die het handelen met houtproducten, uit meerdere bronnen en landen, met zich meebrengt.
- Uw vertrouwen vergroten in uw leveranciers en de legaliteit van de houtsoorten en materialen die u gebruikt.
- De juistheid van de productclaims van uw leveranciers verifiëren.
Hoe te beginnen?
Om aan de slag te gaan met het in kaart brengen van uw toeleveringsketen, moet u uzelf eerst de volgende vragen stellen:
- Welke van uw producten bevatten hout of op hout gebaseerde materialen?
- Van welke leverancier(s) heeft u die houten materialen gekocht?
- Van welk bedrijf en in welk land heeft/hebben uw leverancier(s) het product of houtmaterialen gekocht? (d.w.z. wie is uw onderleverancier?)
Welke informatie heeft u nodig?
Voor elk van uw producten die hout of op hout gebaseerde materialen bevatten, is het handig om de volgende informatie te verzamelen:
- Leveranciersinformatie
- Naam van de leverancier
- Adres en land van de leverancier
- De aard van het bedrijf van de leverancier (bijv. een zagerij, verpakkingsproducent etc.)
- Certificeringscode van de leverancier (bijv. FSC/PEFC) - indien van toepassing
- Productinformatie
- Beschrijving van het product (handelsnaam en type product)
- HS code (bekijk hier welke producten onder de EUTR vallen)
- Informatie over productcertificering (bijv. FSC/PEFC) en claim (bijv. FSC 100%, FSC Mix, etc.), indien van toepassing.
- Composiet of monomateriaal. Het is belangrijk om vast te stellen of uw product(en) uit één materiaalsoort of uit meerdere componenten bestaan.
- Componentbeschrijving – indien van toepassing (een beschrijving van elke component waaruit het samengestelde product kan bestaan)
- Soort (handelsnaam en, indien van toepassing, de exacte wetenschappelijke naam)
- Hoeveelheid (uitgedrukt in volume, gewicht of aantal eenheden)
- Herkomst van het materiaal (land van kap en, indien van toepassing, subnationale regio of bosconcessie van kap).
Nuttige overwegingen bij het in kaart brengen van uw toeleveringsketen:
- Een goede aanpak is om een kaart te maken voor elk van uw producten die hout of op hout gebaseerde materialen bevatten. Als een product uit meerdere houtcomponenten van verschillende bronnen bestaat, is het raadzaam om voor elk afzonderlijk productcomponent een kaart van de toeleveringsketen te maken.
- Een kaart van de toeleveringsketen is misschien eenvoudig van opzet en kan in een spreadsheet worden bewaard. Een softwareoplossing voor het in kaart brengen van de toeleveringsketen kan ook handig zijn om u te helpen uw toeleveringsketen beter te visualiseren.
- Het detailniveau van uw kaart van de toeleveringsketen kan van product tot product verschillen, afhankelijk van de complexiteit van uw toeleveringsketen. Uw kaart van de toeleveringsketen moet voldoende gedetailleerd zijn om u vertrouwen te geven in het gebied van herkomst (land, subnationale regio of bosconcessie van de kap) van het hout of op hout gebaseerde materialen die u inkoopt.
- Om een goede kaart van de toeleveringsketen te maken, moet u informatie verkrijgen van uw leveranciers en mogelijk van uw onderleveranciers en hun leveranciers. De beste aanpak is om uw leveranciers bij het proces te betrekken.
- Een factor die het detailniveau kan beïnvloeden, is het risico op illegaliteit in het land van kap. Stel dat u hout koopt uit een land waar het hout is gekapt, waar het risico op illegale houtkap en handel in illegaal hout varieert tussen subnationale regio's of tussen bosconcessies. In dat geval is het wellicht niet voldoende om alleen het land van oogst te identificeren. In dit geval moet u mogelijk samenwerken met uw leveranciers om alle schakels in uw toeleveringsketen te identificeren, terug naar respectievelijk de subnationale regio of het bos van kap. Voorbeelden van actoren zijn fabrikanten, handelaren, distributeurs, fabrieken, verwerkers, houtkapbedrijven en bosbeheereenheden. Het in kaart brengen van uw gehele toeleveringsketen is een belangrijke stap in het verkleinen van het risico op onrechtmatigheden in uw toeleveringsketen. Lees hier meer over het inschatten van het risico op illegale oogst en handel in een land van herkomst.
- Het wordt aanbevolen om uw kaart van de toeleveringsketen jaarlijks opnieuw te beoordelen of wanneer er wijzigingen in uw toeleveringsketen optreden. Het is raadzaam om van uw leveranciers te eisen dat ze relevante wijzigingen in hun toeleveringsketen aan u melden.
- Vraag uzelf af welke documenten u momenteel verzamelt en of ze nuttig zijn. Documentatie is cruciaal om de legale herkomst van het hout of de houtproducten die u koopt aan te tonen, maar het wekt ook vertrouwen in uw kaart van de toeleveringsketen door de banden tussen uw leveranciers en subleveranciers te documenteren. Het is echter belangrijk om niet simpelweg zoveel mogelijk documenten te verzamelen, maar eerder om de juiste documenten te verzamelen om uw toeleveringsketen en de legaliteit van de producten die u koopt te verifiëren.
Hoewel documentatie nuttig is bij het in kaart brengen van uw toeleveringsketen en het verifiëren van de legaliteit, is het van cruciaal belang om in gedachten te houden dat documentatie ook misleidend of zelfs frauduleus kan zijn. Houd bij het beoordelen van de geldigheid van uw documentatie rekening met het volgende:
- Relevantie - is de documentatie van toepassing op uw specifieke toeleveringsketen of zending en vertelt het u iets belangrijks? Het komt voor dat documenten voor meerdere leveringen worden gebruikt en aan meerdere kopers worden doorgegeven. Dit risico kan worden ondervangen door kruisverwijzingen te maken naar documenten die betrekking hebben op dezelfde zending.
- Geldigheid– is de verstrekte informatie echt, geldig en uitgegeven door een bevoegde autoriteit? Identificeer een methode om de geldigheid ervan te testen.
- Correctheid – ontbreekt er informatie in de documentatie? Bevat het fouten of is het in tegenspraak met andere informatie die u heeft ontvangen?
- Volledigheid– geeft de verkregen informatie een volledig beeld van uw toeleveringsketen? Zijn er schakels in uw toeleveringsketen die niet worden ondersteund door documentatie?
Het is belangrijk om de volgende twee toeleveringsketen-gerelateerde risico's te beoordelen om een volledig en correct beeld te krijgen van uw toeleveringsketen:
- Risico van vervanging - Dit verwijst naar het risico dat de houtsoort die u hebt gekocht ergens in de toeleveringsketen is vervangen door een vergelijkbare houtsoort.
- Risico van vermenging - Dit verwijst naar het risico dat het materiaal dat u koopt vermengd is met ander (onbekend) materiaal.
Het verschilt van land tot land over welke documenten u wettelijk verplicht bent te beschikken bij de inkoop van hout en houtproducten. U kunt meer lezen over wettelijk vereiste documenten in de risicobeoordelingen en handleidingen die u vindt op Preferred by Nature's Sourcing Hub. U kunt ook op ATIBT's Timber Trade Portal meer informatie over het onderwerp terugvinden.
Het is belangrijk om de administratie minimaal vijf jaar systematisch te bewaren. Dit moet facturen, leveringsbonnen, leverancierscontracten, inkooporders, verzenddocumenten zoals vrachtbrieven en verzekeringscertificaten omvatten.
-------------------------------------------------------------------------------------
The European Commission (donor) is not responsible for any claims or views presented in this material. The European Commission's support for the production of this publication does not constitute endorsement of the contents which reflect the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of information contained therein.