Comprensión del papel de los Representantes Autorizados en virtud del EUDR
El nombramiento de un representante autorizado en virtud del EUDR no es un requisito para los operadores, pero en algunos casos puede facilitar el cumplimiento del Reglamento. Este artículo explora cuándo puede ser útil un representante autorizado y cómo otorgarle un mandato.
¿Es relevante para usted un representante autorizado?
No es necesario contar con un representante autorizado para cumplir los requisitos del EUDR, pero en algunos casos puede resultar útil. Esto es lo que necesita saber:
- No es un escudo legal: un representante autorizado presenta su declaración de debida diligencia, pero usted sigue teniendo plenamente responsable legal.
- Solo apoyo administrativo: el representante autorizado no recopila datos, no realiza la diligencia debida ni evalúa el riesgo. Solo presenta la declaración de diligencia debida n TRACES.
- Útil en casos específicos: resulta especialmente práctico para empresas que gestionan múltiples entidades jurídicas o que gestionan grandes volúmenes de declaraciones de diligenciadebida.
- Hay ayuda disponible: Preferred by Nature ofrece una plantilla de mandato gratuita y otras herramientas para ayudarle a designar correctamente a un representante autorizado.
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En lo que respecta al Reglamento de la UE sobre la deforestación (EUDR), la mayor parte de la atención se centra, con razón, en sus requisitos fundamentales: trazabilidad, debida diligenciay evaluación de riesgos. Sin embargo, hay un elemento menos conocido que puede ser especialmente relevante en determinados casos, como la gestión de múltiples entidades o la reducción de la carga administrativa: el rol del representante autorizado.
Aunque no es fundamental para las obligaciones de cumplimiento del EUDR, el representante autorizado puede servir como herramienta práctica para gestionar la forma en que se llevan a cabo determinados pasos reglamentarios. Comprender su función y sus límites puede ayudar a los operadores a tomar decisiones informadas.
Veamos más cerca detalle qué es un representante autorizado y cuándo puede ser útil. Este tema ha planteado con frecuencia en las conversaciones con los operadores que buscan aclarar sus opciones en el marco del EUDR.
¿Qué es un representante autorizado?
Un representante autorizado es cualquier persona residente en la UE que haya recibido un mandato por escrito para presentar una declaración de diligencia debida (DDS) en nombre de un operador. Su función se limita a presentar la DDS a través del sistema integrado de información de la UE, TRACES.
¿Quién puede recurrir a un representante autorizado?
En virtud del artículo 6, apartado 1, del EUDR, tanto los operadores como los grandes comerciantes pueden designar a un representante autorizado para que presente una DDS en su nombre. Para simplificar, nos referiremos a ambos roles colectivamente como «operadores» a lo largo de este artículo, a menos que sea necesario hacer una distinción.
El nombramiento de un representante autorizado es, por lo general, voluntario. Sin embargo, existe una situación específica (que se explica más adelante) en la que el uso de un representante autorizado puede llegar a ser necesario para los operadores que deseen seguir comercializando productos.
En la mayoría de los casos, los operadores optan por nombrar a un representante autorizado para delegarle la tarea de presentar la DDS, al tiempo que conservan la plena responsabilidad legal del cumplimiento.
¿Cuáles son las limitaciones del representante autorizado?
La función del representante autorizado es puramente administrativa. No participa en la verificación de las cadenas de suministro, la comprobación de los datos de geolocalización ni la evaluación de riesgos. Todas las obligaciones de diligencia debida, incluyendo la implementación de de mitigación de riesgos y la garantía del cumplimiento de los productos, siguen recayendo exclusivamente en el operador.
La distinción es crucial: el representante autorizado facilita una tarea (la presentación de la DDS), pero no altera ninguna de las demás responsabilidades del operador en virtud de la ley.
¿Cuándo conviene nombrar a un representante autorizado?
Hay varias razones prácticas por las que un operador puede optar por nombrar a un representante autorizado. Entre ellas se incluyen, entre otras:
- Gestión de múltiples entidades: en un grupo con varias entidades jurídicas con sede en la UE, una entidad central (como la sede central) puede actuar como representante autorizado de las demás para coordinar la presentación de los DDS.
- Reducción de la carga administrativa: los operadores que gestionan grandes volúmenes de DDS pueden preferir delegar la tarea a un proveedor de servicios externo que actúe como representante autorizado.
En ambos casos, la función del representante autorizado sigue siendo la misma (presentar DDS), mientras que el operador continúa supervisando y controlando todos los procesos subyacentes.
Cuándo no nombrar a un representante autorizado
Nombrar a un representante autorizado no reduce sus obligaciones. No transfiere las responsabilidades legales. Los operadores siguen teniendo que actuar con la debida diligencia, confirmar el cumplimiento de los productos y conservar la documentación durante cinco años.
Si un operador espera que el representante autorizado se encargue del trabajo pesado, debería reconsiderarlo. El representante autorizado no puede realizar análisis de riesgos ni decidir si un producto puede entrar en el mercado de la UE. Eso sigue siendo responsabilidad del operador.
Opciones para personas físicas y microempresas
En virtud del artículo 6, apartado 3, del EUDR, los operadores que sean personas físicas o microempresas pueden encargar al siguiente operador de la cadena de suministro, siempre que no sea también una persona física o una microempresa, que presente la DDS en su nombre. El siguiente operador no puede comercializar ni exportar los productos pertinentes hasta que se haya presentado la DDS.
En este caso:
- El siguiente operador debe actuar como representante autorizado si desea comercializar los productos pertinentes del operador que es una persona física o una microempresa, y
- El operador que sea una persona física o una microempresa conserva la responsabilidad legal de los productos y debe proporcionar la información necesaria para completar el DDS.
Si el siguiente operador o comerciante no puede o no quiere presentar el DDS, esto puede impedir que los productos pertinentes se comercialicen o exporten, ya que es necesario presentar un DDS antes de que se permita el acceso al mercado según el EUDR.
¿Cuál es el proceso para convertirse en representante autorizado o designar a uno?
Hay dos pasos esenciales:
Registrarse en el sistema de información de la UE (TRACES)
Tanto el operador como el representante autorizado deben registrarse en el sistema de información TRACES. Mientras que el operador se registrará con la función «Operador EUDR» (o «Comerciante EUDR»), el representante autorizado se registrará con la función «Representante autorizado EUDR». Una vez vinculados a la cuenta del operador, pueden presentar DDS. Sin embargo, todos los datos permanecen en el registro del operador, no en el del representante autorizado, lo que garantiza que la transparencia y el control sigan recayendo en la parte responsable.
Para obtener información e instrucciones sobre cómo registrarse en TRACES y navegar por la plataforma, visite el sitio web oficial de la Comisión Europea.Emitir un mandato por escrito
El operador debe nombrar formalmente al representante autorizado mediante un mandato por escrito. Aunque el EUDR no establece un formato, el mandato debe confirmar el nombramiento y estar disponible para su inspección por parte de las autoridades competentes. También puede ser necesario traducirlo a una lengua oficial de la UE o, en su caso, a la lengua oficial del Estado miembro en el que se presente el DDS.
Consejo: Utilice nuestra plantilla gratuita de mandato escrito para representantes autorizados del EUDR de Preferred by Nature, disponible a través del kit de herramientas de diligencia debida de Preferred by Nature (es necesario registrarse), para crear este documento.
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El representante autorizado no es un atajo ni un escudo legal, pero puede ofrecer una forma útil de gestionar la presentación de DDS, especialmente para los operadores con múltiples entidades jurídicas o grandes volúmenes de presentación. Si se utiliza con prudencia, esta función puede mejorar la eficiencia administrativa y operativa. Sin embargo, debe ir acompañada de procesos internos claros y del firme entendimiento de que las responsabilidades legales siempre recaen en el operador.
En los casos en que sea obligatorio contar con un representante autorizado (en virtud del artículo 6, apartado 3), es esencial garantizar que ambas partes comprendan y cumplan sus obligaciones. Nuestra plantilla incluye un formulario de notificación independiente para estos casos específicos.
Descargue nuestra plantilla gratuita de mandato escrito para representantes autorizados de la EUDR registrándose en el kit de herramientas de diligencia debida de Preferred by Nature.
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