Intelegerea rolului Reprezentantilor Autorizati in cadrul EUDR
Numirea unui Reprezentant Autorizat in cadrul EUDR nu este o cerinta obligatorie pentru operatori, dar in unele cazuri poate face alinierea la Regulament mai practica. Acest articol exploreaza cand un Reprezentant Autorizat poate fi util si cum se emite un mandat.
Este un Reprezentant Autorizat relevant pentru tine?
Nu ai nevoie de un Reprezentant Autorizat pentru a indeplini cerintele EUDR, dar in unele cazuri poate fi util. Iata ce trebuie sa stii:
- Nu este un scut legal: Un Reprezentant Autorizat transmite Declaratia ta de Due Diligence, dar tu ramai pe deplin responsabil din punct de vedere legal.
- Doar suport administrativ: Reprezentantul Autorizat nu colecteaza date, nu efectueaza due diligence si nu evalueaza riscuri. Ei doar transmit Declaratia de Due Diligence in TRACES.
- Util in cazuri specifice: In special practic pentru companii care gestioneaza mai multe entitati juridice sau volume mari de declaratii de due diligence.
- Ajutor disponibil: Preferred by Nature ofera un sablon gratuit pentru mandat si alte instrumente pentru a te ajuta sa numesti corect un Reprezentant Autorizat.
Gasesti mai multe detalii mai jos daca acest lucru ti se aplica sau descarca instrumentele noastre gratuite pentru a incepe imediat.
Cand vine vorba de EU Deforestation Regulation (EUDR), cea mai mare parte a atentiei se concentreaza pe cerintele sale principale: trasabilitate, due diligence si evaluarea riscurilor. Dar exista un element mai putin cunoscut care poate fi relevant in anumite cazuri, cum ar fi gestionarea mai multor entitati sau reducerea sarcinii administrative: rolul Reprezentantului Autorizat.
Desi nu este central pentru obligatiile principale de conformitate ale EUDR, Reprezentantul Autorizat poate servi ca un instrument practic pentru gestionarea modului in care sunt realizati anumiti pasi de reglementare. Intelegerea rolului si limitelor sale poate ajuta operatorii sa ia decizii informate.
Sa analizam mai atent ce este un Reprezentant Autorizat si cand ar putea fi util. Acest subiect a aparut frecvent in discutiile cu operatorii care cauta claritate asupra optiunilor lor in cadrul EUDR.
Ce este un Reprezentant Autorizat?
Un Reprezentant Autorizat este orice persoana rezidenta in UE care a primit un mandat scris pentru a transmite o declaratie de due diligence (DDS) in numele unui operator. Rolul sau este limitat la transmiterea DDS prin Sistemul de Informatii al UE, TRACES.
Cine poate folosi un Reprezentant Autorizat?
Conform Articolului 6(1) din EUDR, atat operatorii, cat si comerciantii mari pot numi un Reprezentant Autorizat pentru a transmite DDS in numele lor. Pentru simplitate, ne referim la ambele roluri colectiv ca „operatori” pe parcursul acestui articol, cu excepția cazului în care este necesară o distincție.
In general, numirea unui Reprezentant Autorizat este voluntara. Totusi, exista o situatie specifica (explicata mai jos) in care utilizarea unui Reprezentant Autorizat poate deveni necesara pentru operatorii care doresc sa continue plasarea produselor pe piata.
In majoritatea cazurilor, operatorii aleg sa numeasca un Reprezentant Autorizat pentru a delega sarcina transmiterii DDS, pastrand in acelasi timp intreaga responsabilitate legala pentru conformitate.
Care sunt limitarile Reprezentantului Autorizat?
Rolul Reprezentantului Autorizat este pur administrativ. Nu este implicat in verificarea lanturilor de aprovizionare, verificarea datelor de geolocatie sau evaluarea riscurilor. Toate obligatiile de due diligence – inclusiv implementarea masurilor de atenuare a riscurilor si asigurarea conformitatii produselor – raman exclusiv in sarcina operatorului.
Distinctia este cruciala: Reprezentantul Autorizat faciliteaza o singura sarcina (transmiterea DDS), dar nu modifica nicio alta responsabilitate a operatorului conform legii.
Cand are sens numirea unui Reprezentant Autorizat?
Exista cateva motive practice pentru care un operator poate alege sa numeasca un Reprezentant Autorizat, inclusiv:
- Gestionarea mai multor entitati: Intr-un grup cu mai multe entitati juridice din UE, una centrala (cum ar fi sediul) poate actiona ca Reprezentant Autorizat pentru celelalte pentru a coordona transmiterea DDS.
- Reducerea sarcinii administrative: Operatorii care gestioneaza volume mari de DDS pot prefera sa delegheze sarcina catre un furnizor extern care actioneaza ca Reprezentant Autorizat.
In ambele cazuri, functia Reprezentantului Autorizat ramane aceeasi (transmiterea DDS) in timp ce operatorul continua sa supravegheze si sa controleze toate procesele subiacente.
Cand nu ar trebui numit un Reprezentant Autorizat
Numirea unui Reprezentant Autorizat nu este o modalitate de a reduce obligatiile. Nu transfera responsabilitatile legale. Operatorii trebuie in continuare sa efectueze due diligence, sa confirme conformitatea produselor si sa pastreze documentatia timp de cinci ani.
Daca un operator spera ca Reprezentantul Autorizat va prelua sarcinile complexe, ar trebui sa isi reconsidere abordarea. Reprezentantul Autorizat nu poate efectua analiza riscurilor si nu poate decide daca un produs poate intra pe piata UE. Aceasta ramane responsabilitatea operatorului.
Optiuni pentru persoane fizice si microintreprinderi
Conform Articolului 6(3) din EUDR, operatorii care sunt persoane fizice sau microintreprinderi pot mandata urmatorul operator din lantul de aprovizionare, cu conditia sa nu fie si el persoana fizica sau microintreprindere, sa transmita DDS in numele lor. Urmatorul operator nu poate plasa produsele relevante pe piata sau sa le exporte pana cand DDS a fost transmis.
In acest scenariu:
- Urmatorul operator trebuie sa actioneze ca Reprezentant Autorizat daca doreste sa plaseze pe piata produsele relevante ale operatorului care este persoana fizica sau microintreprindere, si
- Operatorul care este persoana fizica sau microintreprindere isi pastreaza responsabilitatea legala pentru produse si trebuie sa furnizeze informatiile necesare pentru completarea DDS.
Daca urmatorul operator sau comerciant nu poate sau nu doreste sa transmita DDS, acest lucru poate impiedica plasarea pe piata sau exportul produselor relevante, deoarece DDS trebuie transmis inainte de accesul pe piata conform EUDR.
Care este procesul pentru a deveni sau a numi un Reprezentant Autorizat?
Exista doi pasi esentiali:
Inregistrare in Sistemul de Informatii al UE (TRACES)
Atat operatorul, cat si Reprezentantul Autorizat trebuie sa se inregistreze in TRACES. Operatorul se va inregistra sub rolul „EUDR Operator” (sau „EUDR Trader”), iar Reprezentantul Autorizat sub „EUDR Authorised Representative”. Odata conectat la contul operatorului, acesta poate transmite DDS. Totusi, toate datele raman sub inregistrarea operatorului, nu a Reprezentantului Autorizat, asigurand transparenta si controlul.
Pentru informatii si instructiuni despre cum sa te inregistrezi in TRACES si sa navighezi platforma, viziteaza site-ul oficial al Comisiei Europene.Emiterea unui mandat scris
Operatorul trebuie sa numeasca formal Reprezentantul Autorizat printr-un mandat scris. Desi EUDR nu prescrie un format, mandatul trebuie sa confirme numirea si sa fie disponibil pentru inspectie de catre autoritatile competente. Poate fi necesara traducerea intr-o limba oficiala a UE sau, daca este cazul, in limba oficiala a statului membru unde se transmite DDS.
Tip: Foloseste sablonul gratuit Preferred by Nature pentru Mandatul Scris al Reprezentantului Autorizat EUDR, disponibil prin Preferred by Nature Due Diligence Toolkit (este necesara inscrierea), pentru a crea acest document.
Recomandarile Preferred by Nature...
Reprezentantul Autorizat nu este o scurtatura sau un scut legal, dar poate oferi o modalitate utila de a gestiona transmiterea DDS, in special pentru operatorii cu mai multe entitati juridice sau volume mari de transmitere. Cand este utilizat in mod responsabil, acest rol poate imbunatati eficienta administrativa si operationala. Dar trebuie insotit de procese interne clare si de intelegerea ferma ca responsabilitatile legale raman intotdeauna la operator.
In cazurile in care un Reprezentant Autorizat este obligatoriu (conform Articolului 6(3)), este esential ca ambele parti sa inteleaga si sa isi indeplineasca obligatiile. Sablonul nostru include un formular separat de notificare pentru aceste cazuri specifice.
Ai nevoie de mai mult sprijin? Due Diligence Toolkit include si sabloane suplimentare, ghiduri si instrumente practice sau ia legatura cu echipa noastra.
For more information, please contact:
