Zrozumieć rolę upoważnionych przedstawicieli w ramach EUDR
Wyznaczenie upoważnionego przedstawiciela w ramach EUDR nie jest obowiązkowe dla podmiotów, jednak w niektórych przypadkach może ułatwić praktyczne dostosowanie działalności do wymogów rozporządzenia. W artykule wyjaśniamy, kiedy wyznaczenie upoważnionego przedstawiciela może być przydatne oraz jak udzielić mu upoważnienia.
Czy upoważniony przedstawiciel jest rozwiązaniem dla Twojej firmy?
Wyznaczenie upoważnionego przedstawiciela nie jest konieczne, aby spełnić wymogi EUDR, jednak w niektórych przypadkach może okazać się pomocne. Oto najważniejsze informacje:
- Nie zwalnia z odpowiedzialności prawnej: Upoważniony przedstawiciel składa oświadczenie o należytej staranności w Twoim imieniu, ale pełna odpowiedzialność prawna nadal spoczywa na Tobie.
- Wyłącznie wsparcie administracyjne: Upoważniony przedstawiciel nie gromadzi danych, nie przeprowadza procedury należytej staranności ani nie ocenia ryzyka. Jego zadanie ogranicza się do złożenia oświadczenia o należytej staranności w systemie TRACES.
- Przydatny w określonych sytuacjach: To rozwiązanie może być szczególnie praktyczne dla firm zarządzających wieloma podmiotami prawnymi lub składających dużą liczbę oświadczeń o należytej staranności.
- Dostępne wsparcie: Preferred by Nature udostępnia bezpłatny wzór upoważnienia oraz inne narzędzia, które pomagają prawidłowo wyznaczyć upoważnionego przedstawiciela.
Jeśli dotyczy to Twojej firmy, więcej szczegółów znajdziesz poniżej. Możesz również pobrać nasze bezpłatne materiały i narzędzia aby od razu rozpocząć przygotowania.
W przypadku Rozporządzenia UE w sprawie produktów niepowodujących wylesiania (EUDR), uwaga skupia się przede wszystkim na jego podstawowych wymogach: identyfikowalności, należytej staranności i ocenie ryzyka. Istnieje jednak mniej znany element, który może mieć szczególne znaczenie w określonych sytuacjach, na przykład przy zarządzaniu wieloma podmiotami lub ograniczaniu obciążeń administracyjnych — rola upoważnionego przedstawiciela.
Choć upoważniony przedstawiciel nie odgrywa kluczowej roli w realizacji podstawowych obowiązków związanych ze zgodnością z EUDR, może być praktycznym rozwiązaniem ułatwiającym organizację niektórych czynności wymaganych przepisami. Zrozumienie jego roli i ograniczeń pomaga podmiotom podejmować świadome decyzje.
Przyjrzyjmy się bliżej temu, kim jest upoważniony przedstawiciel i w jakich sytuacjach jego wyznaczenie może być przydatne. Temat ten często pojawia się w rozmowach z podmiotami, które chcą lepiej zrozumieć możliwości przewidziane w EUDR.
Kim jest upoważniony przedstawiciel?
Upoważniony przedstawiciel to osoba mająca miejsce zamieszkania na terenie UE, która otrzymała pisemne upoważnienie do złożenia oświadczenia o należytej staranności (DDS) w imieniu podmiotu. Jej rola ogranicza się do złożenia DDS za pośrednictwem unijnego systemu informatycznego TRACES.
Kto może skorzystać z upoważnionego przedstawiciela?
Zgodnie z art. 6 ust. 1 rozporządzenia EUDR zarówno podmioty, jak i duzi przedsiębiorcy handlowi mogą wyznaczyć upoważnionego przedstawiciela do składania oświadczeń o należytej staranności (DDS) w ich imieniu. Dla uproszczenia w dalszej części artykułu oba rodzaje podmiotów określamy łącznie jako „podmioty”, chyba że konieczne będzie ich rozróżnienie.
Wyznaczenie upoważnionego przedstawiciela jest co do zasady dobrowolne. Istnieje jednak jedna szczególna sytuacja, opisana w dalszej części artykułu, w której skorzystanie z takiego przedstawiciela może w praktyce stać się konieczne dla podmiotów, które chcą nadal wprowadzać produkty na rynek.
W większości przypadków podmioty wyznaczają upoważnionego przedstawiciela, aby powierzyć mu zadanie składania oświadczeń o należytej staranności (DDS), zachowując jednocześnie pełną odpowiedzialność prawną za zgodność z przepisami.
Jakie są ograniczenia roli upoważnionego przedstawiciela?
Rola upoważnionego przedstawiciela ma wyłącznie charakter administracyjny. Nie uczestniczy on w weryfikacji łańcuchów dostaw, sprawdzaniu danych geolokalizacyjnych ani ocenie ryzyka. Wszystkie obowiązki związane z należytą starannością — w tym wdrażanie działań ograniczających ryzyko i zapewnienie zgodności produktów z przepisami — nadal spoczywają wyłącznie na danym podmiocie.
To rozróżnienie ma kluczowe znaczenie: upoważniony przedstawiciel ułatwia realizację jednego zadania, czyli składanie oświadczeń o należytej staranności (DDS), ale nie zmienia pozostałych obowiązków podmiotu wynikających z przepisów prawa.
Kiedy warto wyznaczyć upoważnionego przedstawiciela?
Istnieje kilka praktycznych powodów, dla których podmiot może zdecydować się na wyznaczenie upoważnionego przedstawiciela. Należą do nich między innymi:
- Zarządzanie wieloma podmiotami: W grupie obejmującej kilka podmiotów prawnych mających siedzibę w UE jeden z nich, np. centrala, może pełnić funkcję upoważnionego przedstawiciela pozostałych podmiotów, koordynując składanie oświadczeń o należytej staranności (DDS).
- Ograniczenie obciążeń administracyjnych: Podmioty składające dużą liczbę oświadczeń DDS mogą zdecydować się na powierzenie tego zadania zewnętrznemu usługodawcy działającemu jako upoważniony przedstawiciel.
W obu przypadkach rola upoważnionego przedstawiciela pozostaje taka sama — polega na składaniu oświadczeń DDS. Podmiot nadal sprawuje nadzór nad wszystkimi powiązanymi procesami i zachowuje nad nimi kontrolę.
Kiedy nie warto wyznaczać upoważnionego przedstawiciela?
Wyznaczenie upoważnionego przedstawiciela nie jest sposobem na ograniczenie obowiązków wynikających z EUDR ani przeniesienie odpowiedzialności prawnej. Podmioty nadal muszą przeprowadzać procedurę należytej staranności, potwierdzać zgodność produktów z przepisami i przechowywać dokumentację przez pięć lat.
Jeśli podmiot liczy na to, że upoważniony przedstawiciel przejmie większość obowiązków związanych z przygotowaniem do zgodności z EUDR, powinien ponownie rozważyć tę decyzję. Upoważniony przedstawiciel nie może przeprowadzać analizy ryzyka ani decydować, czy dany produkt może zostać wprowadzony na rynek UE. Odpowiedzialność za te działania nadal spoczywa na podmiocie.
Możliwości dla osób fizycznych i mikroprzedsiębiorstw
Zgodnie z art. 6 ust. 3 rozporządzenia EUDR podmioty będące osobami fizycznymi lub mikroprzedsiębiorstwami mogą upoważnić kolejny podmiot w łańcuchu dostaw do składania oświadczeń o należytej staranności (DDS) w ich imieniu, pod warunkiem że nie jest on również osobą fizyczną ani mikroprzedsiębiorstwem. Kolejny podmiot nie może wprowadzać odnośnych produktów do obrotu ani ich wywozić, dopóki nie zostanie złożone oświadczenie DDS.
W takiej sytuacji:
- Kolejny podmiot w łańcuchu dostaw musi pełnić funkcję upoważnionego przedstawiciela, jeśli zamierza wprowadzać do obrotu odnośne produkty pochodzące od podmiotu będącego osobą fizyczną lub mikroprzedsiębiorstwem, oraz
- Podmiot będący osobą fizyczną lub mikroprzedsiębiorstwem nadal ponosi odpowiedzialność prawną za produkty i musi przekazać wszystkie informacje niezbędne do sporządzenia oświadczenia DDS.
Jeżeli kolejny podmiot lub przedsiębiorca handlowy nie jest w stanie lub nie chce złożyć oświadczenia DDS, może to uniemożliwić wprowadzenie odnośnych produktów do obrotu lub ich wywóz. Zgodnie z EUDR złożenie oświadczenia o należytej staranności jest bowiem warunkiem dopuszczenia produktów do obrotu.
Jak wygląda procedura wyznaczenia upoważnionego przedstawiciela lub uzyskania takiego statusu?
Proces obejmuje dwa podstawowe kroki:
Rejestracja w unijnym systemie informatycznym TRACES
Zarówno podmiot, jak i upoważniony przedstawiciel muszą zarejestrować się w systemie informatycznym TRACES. Po powiązaniu konta upoważnionego przedstawiciela z kontem podmiotu przedstawiciel może składać oświadczenia DDS w jego imieniu. Wszystkie dane pozostają jednak przypisane do konta podmiotu, a nie upoważnionego przedstawiciela. Zapewnia to przejrzystość procesu oraz utrzymanie kontroli nad danymi przez podmiot ponoszący odpowiedzialność prawną.
Szczegółowe informacje oraz instrukcje dotyczące rejestracji w systemie TRACES i korzystania z platformy można znaleźć na oficjalnej stronie Komisji Europejskiej: European Commission’s official website.Udzielenie pisemnego upoważnienia
Podmiot musi formalnie wyznaczyć upoważnionego przedstawiciela, udzielając mu pisemnego upoważnienia. EUDR nie określa obowiązującego wzoru takiego dokumentu, jednak musi on potwierdzać wyznaczenie przedstawiciela i być dostępny do wglądu dla właściwych organów. Może być również konieczne przetłumaczenie go na jeden z języków urzędowych UE lub, w stosownych przypadkach, na język urzędowy państwa członkowskiego, w którym składane jest oświadczenie DDS.
Wskazówka: Skorzystaj z bezpłatnego wzoru pisemnego upoważnienia do wyznaczenia upoważnionego przedstawiciela w ramach EUDR, opracowanego przez Preferred by Nature. Dokument jest dostępny w ramach Preferred by Nature Due Diligence Toolkit (wymagana rejestracja).
Rekomendacje Preferred by Nature
Upoważniony przedstawiciel nie jest sposobem na obejście wymogów ani zabezpieczeniem przed odpowiedzialnością prawną, może jednak ułatwić organizację procesu składania oświadczeń DDS, szczególnie w przypadku podmiotów zarządzających wieloma jednostkami prawnymi lub składających dużą liczbę oświadczeń. Odpowiednio wykorzystana funkcja upoważnionego przedstawiciela może zwiększyć efektywność administracyjną i operacyjną. Wymaga to jednak jasno określonych procedur wewnętrznych oraz pełnej świadomości, że odpowiedzialność prawna zawsze pozostaje po stronie podmiotu.
W przypadkach, w których wyznaczenie upoważnionego przedstawiciela jest obowiązkowe na podstawie art. 6 ust. 3, należy zadbać o to, aby obie strony rozumiały swoje obowiązki i prawidłowo je realizowały. Nasz wzór zawiera osobny formularz powiadomienia przeznaczony do takich sytuacji.
Potrzebujesz więcej wsparcia? Nasz zestaw narzędzi do badania due diligence zawiera również dodatkowe szablony, wskazówki i praktyczne narzędzia – możesz także skontaktować się z naszym zespołem. Bądźmy w kontakcie
For more information, please contact:
