Comprendre le rôle des représentants autorisés dans le cadre du règlement EUDR
La désignation d'un représentant autorisé dans le cadre du règlement EUDR n'est pas une obligation pour les opérateurs, mais dans certains cas, elle peut faciliter la mise en conformité avec le règlement. Cet article examine les cas dans lesquels un représentant autorisé peut être utile et explique comment lui confier un mandat.
Un représentant autorisé est-il pertinent pour vous ?
Vous n'avez pas besoin d'un représentant autorisé pour satisfaire aux exigences du règlement EUDR, mais dans certains cas, cela peut vous aider. Voici ce que vous devez savoir :
- Ce n'est pas une protection juridique : un représentant autorisé soumet votre déclaration de diligence raisonnable, mais vous conservez l'entière responsabilité juridique.
- Soutien administratif uniquement : le représentant autorisé ne collecte pas de données, n'effectue pas de diligence raisonnable et n'évalue pas les risques. Il se contente de soumettre la déclaration de diligence raisonnable dans TRACES.
- Utile dans certains cas spécifiques : particulièrement pratique pour les entreprises qui gèrent plusieurs entités juridiques ou qui traitent un grand nombre de déclarations de diligence raisonnable.
- Une aide est disponible : Preferred by Nature propose un modèle de mandat gratuit et d'autres outils pour vous aider à désigner correctement un représentant autorisé.
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En ce qui concerne le règlement européen sur la déforestation (EUDR), l'attention se concentre à juste titre sur ses exigences fondamentales : traçabilité, diligence raisonnable et évaluation des risques. Mais il existe un élément moins connu qui peut être particulièrement pertinent dans certains cas, par exemple lors de la gestion de plusieurs entités ou de la réduction de la charge administrative : le rôle du représentant autorisé.
Bien qu'il ne soit pas au cœur des obligations de conformité fondamentales de l'EUDR, le représentant autorisé peut constituer un outil pratique pour gérer la mise en œuvre de certaines mesures réglementaires. Comprendre son rôle et ses limites peut aider les opérateurs à prendre des décisions éclairées.
Examinons de plus près ce qu'est un représentant autorisé et dans quels cas il peut être utile. Ce sujet revient fréquemment dans les discussions avec les opérateurs qui souhaitent clarifier leurs options dans le cadre du règlement EUDR.
Qu'est-ce qu'un représentant autorisé ?
Un représentant autorisé est toute personne résidant dans l'UE qui a reçu un mandat écrit pour soumettre une déclaration de diligence raisonnable (DDS) au nom d'un opérateur. Son rôle se limite à la soumission de la DDS via le système d'information de l'UE, TRACES.
Qui peut faire appel à un représentant autorisé ?
En vertu de l'article 6, paragraphe 1, du règlement EUDR, les opérateurs et les grands négociants peuvent désigner un représentant autorisé pour soumettre une DDS en leur nom. Par souci de simplicité, nous désignons ces deux rôles collectivement par le terme « opérateurs » tout au long de cet article, sauf si une distinction est nécessaire.
La désignation d'un représentant autorisé est généralement volontaire. Cependant, il existe une situation spécifique (expliquée plus loin) dans laquelle le recours à un représentant autorisé peut s'avérer nécessaire pour les opérateurs qui souhaitent continuer à mettre des produits sur le marché.
Dans la plupart des cas, les opérateurs choisissent de désigner un représentant autorisé pour déléguer la tâche de soumettre la DDS, tout en conservant l'entière responsabilité juridique de la conformité.
Quelles sont les limites du représentant autorisé ?
Le rôle du représentant autorisé est purement administratif. Il n'est pas impliqué dans la vérification des chaînes d'approvisionnement, le contrôle des données de géolocalisation ou l'évaluation des risques. Toutes les obligations de diligence raisonnable, y compris la mise en œuvre de mesures d'atténuation des risques et la garantie de la conformité des produits, incombent exclusivement à l'opérateur.
La distinction est cruciale : le représentant autorisé facilite une tâche (la soumission de la DDS), mais ne modifie en rien les autres responsabilités de l'opérateur en vertu de la loi.
Quand est-il judicieux de nommer un représentant autorisé ?
Il existe plusieurs raisons pratiques pour lesquelles un opérateur peut choisir de nommer un représentant autorisé. Parmi celles-ci, on peut citer :
- Gestion de plusieurs entités : dans un groupe comprenant plusieurs entités juridiques basées dans l'UE, une entité centrale (telle que le siège social) peut agir en tant que représentant autorisé pour les autres afin de coordonner les soumissions de DDS.
- Réduction de la charge administrative : les opérateurs qui traitent de grands volumes de DDS peuvent préférer déléguer cette tâche à un prestataire de services externe agissant en tant que représentant autorisé.
Dans les deux cas, la fonction du représentant autorisé reste la même (soumettre les DDS), tandis que l'opérateur continue de superviser et de contrôler tous les processus sous-jacents.
Quand ne pas désigner de représentant autorisé
La désignation d'un représentant autorisé ne permet pas de réduire vos obligations. Elle ne transfère pas les responsabilités légales. Les opérateurs doivent toujours faire preuve de diligence raisonnable, confirmer la conformité des produits et conserver les documents pendant cinq ans.
Si un opérateur espère que le représentant autorisé se chargera du gros du travail, il devrait reconsidérer sa décision. Le représentant autorisé ne peut pas effectuer d'analyse des risques ni décider si un produit peut entrer sur le marché de l'UE. Cela reste la responsabilité de l'opérateur.
Options pour les personnes physiques et les microentreprises
En vertu de l'article 6, paragraphe 3, du règlement UE sur les dispositifs médicaux, les opérateurs qui sont des personnes physiques ou des microentreprises peuvent mandater l'opérateur suivant dans la chaîne d'approvisionnement, à condition qu'il ne s'agisse pas également d'une personne physique ou d'une microentreprise, pour soumettre la déclaration d'entrée sur le marché en leur nom. L'opérateur suivant ne peut pas mettre les produits concernés sur le marché ou les exporter tant que la déclaration d'entrée sur le marché n'a pas été soumise.
Dans ce scénario :
- L'opérateur suivant doit agir en tant que représentant autorisé s'il souhaite mettre sur le marché les produits concernés provenant de l'opérateur qui est une personne physique ou une microentreprise, et
- L'opérateur qui est une personne physique ou une microentreprise conserve la responsabilité juridique des produits et doit fournir les informations nécessaires pour remplir la DDS.
Si le prochain opérateur ou commerçant n'est pas en mesure ou ne souhaite pas soumettre la DDS, cela peut empêcher la mise sur le marché ou l'exportation des produits concernés, car une DDS doit être soumise avant que l'accès au marché ne soit autorisé en vertu du règlement EUDR.
Quelle est la procédure à suivre pour devenir ou désigner un représentant autorisé ?
Il y a deux étapes essentielles :
S'inscrire dans le système d'information de l'UE (TRACES)
L'opérateur et le représentant autorisé doivent tous deux s'inscrire dans le système d'information TRACES. L'opérateur s'inscrira sous le rôle « Opérateur EUDR » (ou « Négociant EUDR »), tandis que le représentant autorisé s'inscrira sous le rôle « Représentant autorisé EUDR ». Une fois liés au compte de l'opérateur, ils peuvent soumettre des DDS. Cependant, toutes les données restent dans le dossier de l'opérateur, et non dans celui du représentant autorisé, ce qui garantit la transparence et le contrôle par la partie responsable.
Pour obtenir des informations et des instructions sur la manière de s'inscrire dans TRACES et de naviguer sur la plateforme, consultez le site web officiel de la Commission européenne.Émettre un mandat écrit
L'opérateur doit nommer officiellement le représentant autorisé au moyen d'un mandat écrit. Bien que l'EUDR ne prescrive pas de format particulier, le mandat doit confirmer la nomination et être disponible pour inspection par les autorités compétentes. Il peut également être nécessaire de le traduire dans une langue officielle de l'UE ou, le cas échéant, dans la langue officielle de l'État membre où la DDS est soumise.
Conseil : utilisez notre modèle gratuit de mandat écrit de représentant autorisé EUDR de Preferred by Nature, disponible dans la boîte à outils de diligence raisonnable de Preferred by Nature (inscription requise), pour créer ce document.
Preferred by Nature recommande...
Le représentant autorisé n'est pas un raccourci ni un bouclier juridique, mais il peut constituer un moyen utile de gérer la soumission des DDS, en particulier pour les opérateurs ayant plusieurs entités juridiques ou des volumes de soumission élevés. Utilisé à bon escient, ce rôle peut améliorer l'efficacité administrative et opérationnelle. Mais il doit s'accompagner de processus internes clairs et d'une compréhension ferme du fait que les responsabilités juridiques incombent toujours à l'opérateur.
Dans les cas où un représentant autorisé est obligatoire (en vertu de l'article 6, paragraphe 3), il est essentiel de s'assurer que les deux parties comprennent et remplissent leurs obligations. Notre modèle comprend un formulaire de notification distinct pour ces cas spécifiques.
Besoin d'aide supplémentaire ? Notre boîte à outils de diligence raisonnable comprend également des modèles supplémentaires, des conseils et des outils pratiques. Vous pouvez également contacter notre équipe.
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